Administración de Equipos de Trabajo y Proyectos: "Peopleware: Productive Projects and Teams" 3ra. Entrega

En la primera entrega de la serie comenzamos hablando sbre la administración efectiva  de equipos de trabajo y proyectos por medio de la "Administración del Recurso Humano", en la segunda entrega hablamos sobre errores comunes que muchos gerentes, jefes y líderes de equipos de trabajo cometen al tratar de utilizar principios utilizados en una linea de producción para administrar equipos de trabajo.

En esta tercera entrega utilizaremos la frase "Viena Espera por ti!"

Nuevamente comenzamos con un título que llama mucho la atención y que al parecer no esta relacionado al tema en cuestión. Comenzaremos estudiando un caso presentado en el libro:

"Hace algunos años me encontraba intercambiando historias de guerra con el gerente de un proyecto gigante en el sur de California. Él comenzo a refutar el efecto que su proyecto y sus horas desmedidas habia ocasionado en su equipo de trabajo. Habían dos divorcios que el podia identificar, ocasinados por las horas extras que su personal estaba invirtiendo, inclusive uno de los hijos de un trabajador se encontraba metido en problemas de drogas, probablemente por que su padre había estado muy ocupado para cuidar de el durante el año pasado. Finalmente han habido crisis nerviosas en el lider del equipo de pruebas.

Mientras el continuaba contando estas horrendas historias, comence a darme cuenta que en una forma extraña, el hombre estaba alardeando. Usted podría sospechar que con otro divorcio o dos y un suicidio, el proyecto habría sido un exito total, por lo menos en sus ojos".

En el tan hablado tema "trabajar inteligentemente" existe un amplio sentido en que la administración del mundo real se trata de hacer que las personas trabajen más duro y por más tiempo, mayormente a costas de sus vidas personales.

Teoría Española de la Administración

Este tópico me pareció muy interesante, sobre todo por el hecho de estar basado en acontecimientos históricos que tienen que ver con nuestras propias raices en la cultura latinoamericana. Los historiadores han formulado una abstracción sobre diferentes teorias del valor: La teoría Española, sostiene en que existe solo una cantidad fija de valor en la tierra, por lo tanto el camino para la acumulación de riqueza era aprender a extraerlo eficientemente de las tierras o espaldas de las personas. Luego estaba la Teoría Inglesa del valor,la cual sostiene que el valor puede ser creado a través del ingenio y la tecnología. Entonces los Ingleses tuvieron la revolución industrial, mientras que los Españoles hacian girar sus ruedas tratando de explotar las tierras de los Indios del Nuevo Mundo. Los Españoles trasladaron enormes cantidades de oro a través del oceano y todo lo que obtuvieron por sus esfuerzos fue una enorme inflación (demasiado oro en busca de muy pocos productos útiles).

La teoría española del valor se encuentra viva y muy utilizada en muchos gerentes y jefes de todo el mundo. Se puede visualizar siempre que se habla acerca de productividad. La productividad busca escencialmente lograr más resultados en una hora de trabajo, sin embargo, a menudo se ha convertido en extraer lo más que se pueda de una hora de trabajo pagada. Existe una gran diferencia. Los gerentes de la teoría Española sueñan con lograr niveles de productividad a través del mecanismo de horas extras de trabajo no pagadas. Ellos dividen cualquier trabajo hecho, en una semana de cuarenta horas, no por las ochenta o noventa horas que el trabajador realmente realizo. Ellos buscan impresionar sobre lo importante que la fecha de entrega significa( aun cuando esta ha sido definida arbitrariamente; el mundo no se va detener solo por que un proyecto es completado un mes después). Ellos persuaden a sus trabajadores a aceptar calendarios de trabajo sin sentido y esperanza, los humillan hasta sacrificar cualquier cosa para lograr la fecha de entrega y hacen todo lo posible por hacerlos trabajar por mas duro y por más tiempo.

Ahora una palabra del frente del Hogar!

Aunque sus colaboradores esten expuestos al mensaje "Trabaje más duro y por más tiempo" mientras estane en la oficina, ellos estan recibiendo un mensaje completamente diferente en casa. El mensaje en casa es, "La vida se te esta pasando. Tu ropa sucia se esta acumulando en el closet, tus niños no han recibido tus abrazos y tu esposa ya esta comenzando a buscar otros rumbos. Solo existe una chispa de tiempo llamada vida, solo una oportunidad. Y si utilizas tu vida en
esa cosa llamada .NET ...."

" Tu sabes cuando la verdad se ha dicho. Que tu puedes obtener lo que quieres o simplemente hacerte viejo.
  Tu estarás partiendo antes de que estes logrando llegar a la mitad del camino.
  ¿Cuándo te daras cuenta ... que Viena espera por ti? " (Canción: Vienna, Album: The Stranger, Billy Joel)

La frase "Viena espera por ti" en la canción de Billy Joel, es la última parada en su itinerario personal. Cuando se llega a este lugar, todo ha terminado. Si usted cree que los miembros de un proyecto nunca se preocupan por este tipo de situaciónes, pienselo dos veces. Su personal esta muy al tanto de lo corta que es la vida y ellos saben perfectamente que existe algo más importante que la tarea en la que estan trabajando.

No Existe tal cosa llamada Horas Extras

Las horas extras para empleados asalariados es una pequeña muestra de la ingenuidad de la imaginación de algunos gerentes y jefes. Oh, puede existir algun beneficio en unas cuantas horas extras trabajadas el sabado para cumplir con la fecha de entrega del lunes, pero esto casi siempre esta acompañado por un periodo igual compesatorio de "ocio" mientras los trabajadores vuelven a encontrar el rumbo. En el esfuerzo hecho habrá mas o menos una hora de ocio por cada hora extra. El sacrificio podrá funcionar como ventaja en el corto plazo, pero el largo plazo la cancelara.

" Baja el ritmo niño loco,
  Y descuelga el auricular del teléfono y desaparece por un tiemo.
  Todo esta bien. Te puedes dar el lujo de perder un día o dos.
   ¿Cuándo te daras cuenta ... que Viena espera por ti? "

Justo como el tiempo extra no pagado era invisible para los gerentes de la teoría Española (quienes siempre cuentan la semana como cuarenta horas sin importar el tiempo que las personas han dedicado), así el tiempo de ocio es invisible. Nunca lo podrá ver en los reportes de tiempo de una persona. Es tiempo perdido en el teléfono, una sesión sin sentido o simplemente en descanso. Nadie realmente puede trabajar mas de cuarenta horas, al menos no continuamente y con el nivel de intensidad requerida para un trabajo creativo.

El tiempo extra es como hacer sprints, tiene sentido hacerlos en los últimos 100 mts de una maraton de 42 km para aquellos que todavía llegan con fuerza, pero si se hace el sprint en el primer kilometro, simplemente esta desperdiciando el tiempo. Hacer que los trabajadores hagan sprints constantemente resulta solamente en una perdida de respeto hacia el gerente o jefe.

Workaholics

Los Adictos al trabajo (workaholics) pondrán horas extras sin necesidad de que sean pagadas. Trabajarán en horas extravagantes, pero tambien con declinamiento de la efectividad. Póngalos bajo presión y ellos se forzaran hasta el punto de poner su vida personal al borde. Pero solo por un tiempo. Tarde o temprano el mensaje llega incluso a los adictos al trabajo más dedicados:

" Baja el ritmo, vas bien,
  No puedes ser todo lo que quieras antes de tiempo.
  Aunque suene romantico estar parado en el borde esta noche.
  Pero, ¿Cuando te daras cuenta ... que Viena espera por ti? "
 
El mayor riesgo con los adictos al trabajo es que cuando reaccionan , ya han desperdiciado todo despues de un proyecto. La cruda realidad que han sacrificado algo más importante como la familia, tiempo libre o descanso por algo menos importante (trabajo) es devastadora. El resultado: se dirige al gerente o jefe no para decirle que ya analizo la situacion, sino simplemente para renunciar, otro caso mas de un empleado "quemado".

La adicción al trabajo (Workaholism) es una enfermedad, pero no como el alcoholismo que afecta a unos pocos, mas bien es como un resfriado: Todos podemos tenerlo en cualquier momento. El proposito de traer este tema no es para discutir las causas y efectos, más bien para que usted considere como manejar estos casos. Si usted explota a estos tipos de trabajadores bajo el concepto de la teoría Española, eventualmente los perderá. La pérdida de una persona buena para el trabajo no vale la pena.

Productividad: Ganar batallas y perder guerras

La siguiente vez que escuche a alguien o lea un artículo relacionado a la productividad, trate de identificar cuidadosamente si la palabra "rotación" es utilizada. Le aseguro que no será así. En años de discusión sobre productividad y miles de articulos escritos, no encontrara algo respecto al tema de la rotación. ¿Qué sentido podría tener discutir una sin la otra?. Las organizaciones tipicamente toman este tipo de iniciativas para mejorar la productividad:

• Presionar, a las personas para que pongan más horas de trabajo
• Mecanizar el proceso del desarrollo de un producto
• comprometer la calidad del producto
• Estandarizar procesos

Cualquiera de estas medidas pueden potencialmente hacer el trabajo menos atractivo y menos satisfactorio. Esto no quire decir que no se pueda mejorar la productividad sin pagar el precio de la rotación. Simplemente, quiere decir que es importante tomar en cuenta la rotación. Muchas organizaciones ni siquiera llevan estadísticas de la rotación de su personal. Esto quiere decir que dificilmente pueden medir el costo potencial de buscar el reemplazo de un trabajador.  En el libro se pone un ejemplo: Existía un proyecto que era un éxito de la teoria Española: Los miembros del equipo que eran adictos al trabajo pusieron interminables horas extras sin pago para mejorar la productividad a niveles inimaginables. Al final del proyecto, virtualmente todo el equipo de trabajo renuncio. ¿Cuál fue el costo de eso?, Nadie lo tomo en cuenta en la ecuación.

La productividad debe ser definida como una proporción resultante del beneficio obtenido dividido el costo. El beneficio se puede observar del ahorro de dinero y retorno del trabajo realizado, y el costo es el costo total, incluyendo el reemplazo de cualquier trabajador utilizado en el trabajo.

Repita lo Aprendido

Citando la historia del libro:

"Durante el año pasado, realicé una consultoría para un proyecto que estaba marchando tan bien que la administradora del proyecto sabía que ella entregaría el producto en tiempo. Ella fue convocada ante el comité administrativo y le solicitaron un reporte de avances. Ella dijo que podía garantizar que el producto estaría listo para la fecha límite del 1 de marzo, exactamente en tiempo con la estimación original hecha. Los gerentes digirieron esta pieza de buenas noticias no esperadas
y la llamaron al siguiente día. Dado que ella estaba lista para el 1 de marzo, le explicaron, la fecha limite ha sido movida al 15 de enero".

Un proyecto en el que se cumpliera la fecha de entrega no era de valor para los gerentes de la teoría Española. debido a que no habían puesto a su personal bajo presión. Para ellos es mejor tener una fecha de entrega imposible para exprimir lo más que puedan a sus trabajadores.

Todos en algún momento hemos vivido este tipo de situación en alguna oportunidad, llegando al punto en que hemos simplemente ignorado el decrecimiento de efectividad y la rotación resultante, pero ignorar es muy sencillo. Lo que no es sencillo es tener en mente una verdad oculta como esta:

Las personas bajo presión de tiempo no trabajan mejor; ellos solo trabajan más rápido.

Para trabajar mas rápido, ellos deberán sacrificar la calidad del producto y su satisfacción por el trabajo.

Bien amigos, este ha sido una extensa entrega, espero no haberlos aburrido, siempre les recuerdo que todos
sus comentarios son bienvenidos.

Hasta la Próxima!.

Carlos A. Lone

Segunda entrega: Administración de Equipos de trabajo y proyectos: "Peopleware: Productive Projects And Teams" 2da Entrega