DotNetMania@GT

Blog Personal de Carlos Lone

Sponsors

Ayuda a mi Blog

Blogs Externos

Servicios de Consultoria

  • Servicios de Consulturia

PLANIFICACIÓN Y CONDUCCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS

Recientemente me designaron como tarea en la universidad la investigación del tema: PLANIFICACIÓN Y CONDUCCIÓN DE REUNIONES EFECTIVAS.

A continuación presento una sección de la investigación realizada, al final de esta publicación se les provee un link para descargar el documento completo:

Reuniones Efectivas

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

El líder o facilitador de la reunión es responsable de definir el tono de la reunión, mantener la discusión alineada y asegurar que todos los participantes tengan una oportunidad justa de ser escuchados. El líder o facilitador también resume los puntos más relevantes y asocia las cosas cuando la discusión se encuentra entre diferentes temas interrelacionados. Ocupar el rol de líder o facilitador no es una tarea sencilla, especialmente cuando las agendas personales chocan o existen malos entendidos. Aunque una reunión bien planificada reduzca significativamente las sorpresas y confusiones, no existe garantía alguna de que todo ocurra como se ha planificado, incluso con la mejor planificación. A continuación se presenta un listado de guías sugeridas para manejar reuniones efectivas:

Comience y Termine a las horas indicadas

Comience y termine a las horas indicadas: Si usted comienza la reunión cinco o siete minutos después de lo acordado, usted está comenzando tarde. Comenzar la reunión tarde envía el mensaje "está bien que comencemos tarde" y demuestra una falta de respeto y aprecio por aquellos que hicieron el esfuerzo de llegar a tiempo. Algunas personas pueden tener reuniones inmediatamente después de terminar la suya. Terminar en tiempo es una muestra de respeto del tiempo valioso de los participantes. Sin embargo, nadie se quejará si es afortunado de terminar antes de tiempo.

Utilice Agenda

Utilice la agenda: Revise la agenda con los participantes antes de comenzar la reunión y pregúnteles si se requiere hacer algún cambio en los tiempos definidos y el contenido de la discusión. Continuamente haga referencia a la agenda durante la reunión para mantener la discusión centrada en el propósito definido y los temas específicos de la agenda. De ser posible, ubique la agenda en un lugar visible para todos los participantes, esto permitirá hacer referencia a la misma cuando la discusión aparente ir fuera de rumbo.

Rotafolio

Utilice un rota folio o pizarrón de ideas: Cualquier idea que no esté relacionada con el tema en revisión se escribe en el rota folio o pizarrón. Esta herramienta tiene dos propósitos de gran valor:

o Almacena ideas valorables para ser consideradas en un tiempo apropiado y conveniente.

o Permite que la discusión se mantenga enfocada en el tema de agenda.

Utilizar el rota folio o pizarrón de ideas permite de forma efectiva mantener la discusión enfocada y permite que las personas mantener sus pensamientos e ideas sin ser contraproducente para la reunión. Durante la reunión el líder deberá anotar los pensamientos e ideas conforme se vayan presentando, o los participantes deberán anotar sus propias ideas cuando sientan que la discusión se esté dirigiendo fuera de rumbo.

Reglas

Establezca y utilice reglas: Deberán ser reglas explícitas que el grupo debe acordar seguir para ayudarlos a facilitar el proceso de discusión. Ya sea que el grupo las formule o que el líder o facilitador las presente, todo el grupo deberá alcanzar un consenso para cumplir con las mismas. Se podrá utilizar un cartel o pizarrón para escribir las reglas para que todos las puedan tener a la vista. Las reglas permiten establecer expectativas de la forma en que las cosas deben realizarse en la reunión. Las reglas son utilizadas para facilitar la interacción del grupo, no para restringirla. Ejemplos de reglas que típicamente pueden ser utilizadas son: llegar e iniciar a tiempo, pegarse a la agenda, todos deben participar, separar las personas del problema, respetar los diferentes puntos de vista.

Personas Dominantes

Controlar a las personas "Dominantes": Debe asegurar que cada individuo tenga una oportunidad justa de expresar sus ideas y opiniones. No permita que una sola persona domine la discusión. De igual importancia es asegurarse que los participantes callados estén expresando sus ideas y opiniones. Esto puede requerir que el líder o facilitador se dirija directamente al participante callado y le pregunte por su opinión o alguna idea que desee compartir con los demás.

Comida

Lleve comida: La comida energiza y motiva a las personas más efectivamente que cualquier otra táctica para reuniones. Aunque muchas personas todavía prefieran el café y donas estándar, alternativas como frutas, jugo y pasteles pueden ser provistos. Para reuniones por la tarde, galletas, dulces, frutas y queso son algunas sugerencias.

Resumir

Resumir: Concluya las reuniones resumiendo las discusiones, decisiones, tareas delegadas, fechas límite y cualquier acción requerida por los participantes. Dependiendo del tiempo disponible, diríjase al rota folio o pizarrón para revisar las ideas y opiniones hechas y decidir si se incluyen en la agenda de la siguiente reunión. Incluya en el resumen cualquier plan de revisión para seguimiento o la necesidad de calendarizar una reunión posterior. Es más sencillo calendarizar la siguiente reunión cuando todos se encuentran en la mesa, que esperar y contactar cada participante por separado.

 

Si desean leer el documento completo lo pueden encontrar en el siguiente link:

Descargar Archivo

 

Saludos,

Carlos A. Lone

Comments

GOOWS said:

me parece interesante el parrafo de 'Controlar a las personas "Dominantes" ' seguro nos hemos visto en situaciones similares, donde hay alguien que  siempre quiere llevar el protagonismo de la reunion, y lograr balancear dicha situacion depende bastante del tacto del moderador.

# September 9, 2009 1:32 PM

AngelElectronico said:

Que tal, me pareció por demás interesante esta información. A mí lo que me deja un espacio para pensar es la posibilidad de "respetar los diferentes puntos de vista", ya que hasta que punto podemos hacerlo o permitirlo si por experiencia o  conocimiento vemos alguna deficiencia o error en la opinón o aseveración de esa persona, digo, con el "aferrado" ya está por demás considerar el continuar algun intercambio de ideas, o no?

# October 2, 2009 4:22 PM

weblogs.asp.net said:

Planificaci 211 n y conducci 211 n de reuniones efectivas.. Amazing :)

# May 31, 2011 4:55 PM
Leave a Comment

(required) 

(required) 

(optional)

(required)